أهمية الأرشيفة الإلكترونية في توثيق واسترجاع المعلومات
المستخلص
تتضمن الورقة إشـارة لبعض أهـم المجهـودات العربيـة عن الاهتمـام بقضايـا الأرشيف والأرشفة ، وتتطرق للاهتمامات الليبية بأرشفة أوعيـة المعلـومات ( وثائق ومستندات ) وتأسيس ارشيفات لتوثيق المعلومات ، مـع التركيز بشكل اساسي على تجربـة الهيئـة الوطنية العامة للمعلومات بإلقاء الضوء على جانـب مـن جوانب توظيفها للتقنيات المعلوماتية لتوثيق وحفظ أوعية معلومات التقليدية وتحويلها مـن أكوم ورقيـة الى مواد إلكترونية يمكن استرجاعها بأسرع وقـت واقل جهد ، من اجل تقديـم خدمـات معلوماتية للمستفيدين من باحثين وصانعـي القـرار
• لمحة لأهم المجهودات العربية حول أهمية الأرشيف
مما لاشك فيه ان للمعلومات دورا هاما في تحقيق التنمية الشاملة في جميع قطاعات المجتمع الاقتصادي والسياسي والاجتماعي …الخ بعد ان أصبحت المعلومات تعد أحد مصادر الإنتاج الرئيسية فالمعلومات ساهمت في الرفع من المستوى العلمي والتقني في كثير من البلدان النامية لهذه الأسباب وغيرها فطنت كثير من الدول النامية ومن بينها الدول العربية الى أهمية تأسيس مراكز ومؤسسات للتوثيق المعلومات للاستفادة منها في تنفيذ جميع خطط التنمية بالمجتمع .
ويأتي الأرشيف في مقدمة مهام تلك المراكز و المؤسسات المعلوماتية ، حيث كان الاهتمام في معظم البلاد العربية موضوعا طالما لفته انتباه الخبراء وذلك من خلال توصياتهم في العديد من المؤتمرات والندوات الدولية التي انعقدت منها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي :ـ
توصيات ومقترحات ندوة الخبراء العرب "التخطيط من اجل الأرشيف بالبلاد العربية " المنعقدة في ديسمبر 1983 وكانت أهم التوصيات التي جاءت :ـ
1/ إدراج الاهتمام بتطوير الأرشيف في مشروعات التنمية الوطنية باعتباره عنصرا مكونا للذاتية الوطنية فضلا عن دوره في النمو السياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي للدول .
2/إصدار التشريعات الخاصة بالمحافظة على الرصيد الأرشيفي في الدول العربية التي لم تصدر بعد.
3/ المبادرة بتنظيم دورات تكوينية مكتفة وتدريبات علمية لكافة الموظفين المعنيين بالأرشيف في سائر الإدارات المركزية والمحلية .
كذلك توصيات الندوة الثانية لخبراء الأرشيف العرب "تنمية نظم الأرشيف بالبلدان العربية " المنعقدة في 7-8 مارس 1990 وكانت أهم التوصيات التي جاءت :ـ
1/دعوة الحكومات العربية الى ضبط خطة للتنمية الشاملة لقطاع الوثائق والأرشيف توفر من خلالها الإطار القانوني والتنظيمي ورصد الإمكانات البشرية والمالية الضرورية .
2/ العمل على تبادل التجارب والخبرات في البلدان العربية من اجل المساعدة الفنية مع الاستفادة من التجربة الدولية .
3/ دعوة وسائل الإعلام العربية المختلفة وكذلك منظمة الالكسو واتحاد إذاعات الدول العربية لتسليط الضوء على أهمية ميدان التوثيق والأرشيف .
4/ العمل على تدعيم برامج التكوين والتدريب المستمر للمهنيين في هذا المجال عن طريق المؤسسات الجامعية والمهنية بما يضمن خدمة الوثائق في سائر البلدان العربية .
5/ إعادة الاعتبار لمهنة الوثائقيين والأرشيفيين وتحسين صورة موظف الأرشيف .
ولنتفق جميعا مند البداية على ان هناك اختلاف فـي نوعية أوعية المعلومات او مقتنيات كل من المكتبات والارشيفات من اجـل التمييـز ، الضرورة تستوجب التوضيح حيث تشتمل الأولى على مـواد مألوفـة ( كالكتب والدوريات والنشرات …الـخ ) ، بينما تنفرد الارشيفات بأوعية المعلومات ذات طابـع وثائقـي معين ( كالمستندات الرسمية والوثائق والمخطوطات التاريخية …الخ ) فهى مصادر أولية ذات قيمة رئيسية للبشرية لما تحتوى عليه من معلومات ، وهذه يلاحظ انها تُنشر وتُبث في كافة ارجـاء المجتمعات وتتعدد وسائـط حفظها ، وفي الوقت الذي نـرى العديـد من الافـراد والمؤسسات بمختلف قطاعات المجتمع ينتجون العديـد من الوثائق اثنـاء تأديتهم لأعمالهم الاشيفيه ، نجد اخرين يبحثون ويسترجعون ويستخدمون تلك الوثائق في اغراض قـد تختلف تمامـاً عن تلك الاغراض التى أدت الى إنتاجها .
• نبذة مختصرة عن الاهتمامات الليبية بالأرشيف :ـ
وتعتبر ليبيا كسائر البلدان العربية لها تاريخ مجيد حافل بالمراحل الجهادية النضالية ضد الاستعمار ، وقد أولت الدولة منذ قيام ثورة الفاتح من سبتمبر العظيمة اهتماماً بالغاً بتأسيس العديد من المؤسسات التوثيقية التي تهتم بتجميع وحفظ الوثائق والمخطوطات التاريخية القديمة ، من أهم تلك المؤسسات على سبيل المثال :ـ
- مركز بحوث ودراسات جهاد الليبيين ضد الغزو الإيطالي الذى كان تأسيسه 1977 ، حيث يعد هذا المركز مصدرا هاما لتوثيق حركة الجهاد ضد الغزو الإيطالي .
- دار المحفوظـات التاريخية بالسرايـا الحمراء فـي طرابلس التابعـة لمصلحة الآثـار والتى تضم وثائق ومراسلات ادارية وسجلات المحاكم وقرارات مند العهد العثماني .
- دار أحمد النائب الأنصاري للوثائـق والمعلومات التاريخية التابعة لإدارة مشروع تنظيم وصيانة المدينة القديمة ، التي تعتبر كمركز ثقافي علمي لارشفة للوثائق والمواد السمعية والبصرية .
ومع زيادة التطور والتقدم اصبح الإنسان محاط بكم هائل من المعلومات المتنوعة في مختلف مناحي الحياة وبمختلف الصور ، وغدت بذلك المعلومات من أهم مكونات الحياة المعاصرة ويرجع السبب لهذا التدفق الهائل للمعلومات الى تطور وسائل نقل ومعالجة المعلومات من أجهزة اتصال وحواسيب سريعة وطرفيات ذكية ووسائط نقل محدثا ثورة معلوماتية بنيت على مجموعة مكونات تتضمن كل من المعلومات والحواسيب والاتصالات ، مع العلم بأن مكون المعلومات كان جوهر وأساس المعلوماتية الذى أثر فيه تطورات الحواسيب والاتصالات ، ، إذ ان عصرنا يشهد انتقال المعلومات للفرد في اى مكان في العالم وليس انتقال الفرد الى المعلومات فهو اتصال من حاسوب الى آخر وفـق نظـام شبكي إلكتروني ، وعلى هذه الاساس أصبحت الطرق التقليدية في توثيق المعلومات واسترجاعها غير مجدية وبذلك برزت الحاجة الى إيجاد نظم معلوماتية مواكبه لتطورات العصر
فلا يخفى على المتتبع للتطورات ذلك الدور الفعـال في اساليب توثيق المعلومات وسائر الاجراءات الفنية التوثيقية وصياغة استراتيجيات البحث والاسترجاع ، ويضاف الى ذلك دورها في حل مشكلة المكان والمحافظة على ثروة وكنوز الامة من التلف والضياع واتاحة استخدامها والاطلاع عليها من قبل مجموعات مختلفة من المستفيدين من خلال النهايات الطرفية او شبكات المعلومات ( الدولية الانترنت او المحلية الانترانت ) ، وعملـت معظـم دول العالم المتقدمة والنامية الى تأسيس أنظمة معلومات وطنية تهتم بتوثيق المعلومات وأرشفتها وفـق أسس علمية تقنية متقدمة .
وفطنت الجماهيرية الليبية لذلك حيث وجهت عنايه بالغة بقضية المعلومات ودورها بالتنمية والتقدم العلمي ، الذى تجسد في اصدار العديد من التشريعات على سبيل المثال لا الحصر قرار رقم (27) لسنة 1985 بإنشاء المركز الوطني للمعلومات ، وفي سنة 1990 جاء صدور قانون رقم (4) بشأن النظام الوطني للمعلومات والتوثيق حيث جاء في مادته الأولى" أن يكون للجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمى نظام وطني للمعلومات والتوثيق يهدف الى توفير كافة البيانات والإحصائيات والوثائق ومعالجتها وتحليلها ، ووضع دليل لهذه المعلومات على نحو يسهل انسيابها ويجعلها متاحة لأجهزة الدولة لتتخذ على ضوء مؤشراتها القرارات السليمة لتسيير نشاطها والتخطيط لـه ووضع البرامـج اللازمـــة للتنفيذ والمتابعة على نحو يخـدم الأغراض الاقتصادية والاجتماعية والسياسات العامة لتطويـر المجتمع ".
ويضاف الى ذلك قرار اللجنة الشعبية العامة رقم (149) لسنة 1993 بإنشاء الهيئة الوطنية للمعلومات والتوثيق ، وقرار أمين لجنة إدارة الهيئة الوطنية للمعلومات والتوثيق رقم (18) لسنة 1993 بالهيكل التنظيمي للهيئة حيث تضمن في أحد مواده ما يشير بضرورة الاهتمام بتنظيم وحفظ أوعية البيانات والمعلومات في الأرشفة المخصصة لها وتنظيم عمليات استرجاعها عند الحاجة وجعلها في متناول المستفيدين ، ومنذ ذلك الحين وحتى يوما هذا الهيئة الوطنية للمعلومات والتوثيق تسعى جاهدة لتأسيس نظم أرشفة إلكترونية ، من اجل حفظ وتوثيق مختلف اوعية المعلومات الرسمية السياسية والاقتصادية والإدارية ...الخ التي أنتجتها وتنتجها من اجل تنظيمها وتوثيقها والبحث عنها واسترجاعها عند الحاجه اليها بأسرع وقت واقل جهد ، بواسطة تطوير وإبداع أدوات بحثية متطورة .
• وقفة على توظيف تقنية المعلومات لتأسيس أرشف إلكتروني
كما نعلم جميعا منذ الأزل كانت من واجبات او مهام الأرشيف هو الإجابة عن الاستفسارات والإيفاء باحتياجات الباحثين والدارسين من اجل الرفع من مستوى البحوث العلميـة والتاريخية والكشف عن أحداث ووقائع تاريخية ، وفي سبيل تحقيق ذلك تمارس عـدة عمليات تنضوى تحت برنامج عـام يسمى بالنظام الارشيفي ، وعصرنا هذا يتميز بوفرة المعلومات او بما اصبح يعبر عنه بالانفجار المعلوماتي وان الذي يملك المعرفة يصبح الاقوى ، حيث تكاثرت أوعية المعلومات وتعددت قنوات تدفقها بكيفية اصبح من الصعوبة إيجاد سبل التحكم فيها وضبطها ومن ثم استخدامها والاستفادة منها في الظرف المناسب وبالسرعة المطلوبة ، ولن يتيسر ذلك الا عن طريق تكثيف الجهود وتوظيف التقنيات الحديثة ومن ثم اعتماد مناهج وأدوات تقنية بحثية كفيلة برفع حصار ذاك التحدي .
وقد شهدت نظم الأرشيفه العديد من وسائط التخزين او التوثيق الآلي عبر السنوات الماضية ومـن بين تلك الوسائط الميكروفيلـم والتزاوج بينهـا وبين الحواسيب خصوصاً مع تقدم وتطور أجيال الحواسيب ، بالإضافة الى ذلك ابتكار النظم الخبيرة والذكاء الاصطناعي ، ايضا توظيف التقنية الضوئية التى احدثت طفرة في مجال نظم التوثيق والأرشفة الذي لا يقل روعة وأهمية عن اكتشاف الطباعة وما أحدثته من ثورة في عالم المعرفة البشرية .
اذ انهـا نقلـت دور ومراكـز الأرشيفات من مرحلة التوثيق والحفاظ على تراث الماضي) ذاكـرة الامـة ( الى مرحلـة المساهمة في دعـم ومسانـدة اتخاذ القـرار ، ولكـن بشكل عـام يبقـى هـدف الأرشيف النهائي بغض النظر عن نوعية المستفيديـن هـو الإيفـاء باحتياجاتهم ومتطلبات ، وهناك مهـام رئيسية يؤديهـا الأرشيف الإلكتروني من اجـل توثيق وارشفة المعلومات إلكترونيا وتتألف من ثلاثـة مراحـل فنيـة تقنيـة ( مدخلات / عمليات / مخرجات ) وهـي كمـا يلـي :ـ
أولا:ـ المدخلات تجميع وتجهيز واقتناء كافة المعلومات ذات العلاقة بالمجال اهتمام المؤسسة ويتم إدخال المعلومات بواسطة الماسحة الضوئية scanner الى احد وسائط التخزين او التوثيق الالكترونية التي تستوعب مايزيد عن 20.000 صفحة ورقية .
ثانيا :ـ العمليات او معالجة المعلومات المدخلة وهي القيام بعمليات فنية كالفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص في حالـــة الـمواد التى تتطلب ذلك مـن اجـل تسهيل عملية استرجاعها بسهولة وسرعة ، اما عن المواد التي يكون فيها كل كلمة عنصر استرجاع فانها تعالج النصوص بالتمييز الضوئي للحروف OCR)) Recognition Optical Character .
ثالثا :ـ مخرجات وتتجسـد فـي صياغة استراتيجية البحـث عـن الوثائـق المطلوبة من بين ملايين الوثائق والمستندات واسترجاعها في ثـوان ، ممايؤدى لتقديم خدمات معلوماتية كالإحاطة الجارية او إعلام المستفيدين بالمعلومات كل حسب اهتماماته وتخصصه ، وبالتالي زيادة الانتاجية والسرعة في اداء العمل وكل ذلك في اطار مستوى عال من الامان وسرية الوثائق .
ان الاتجاهات الحديثة في نظم المعلومات عامة وعلى وجه التحديد في النظم الأرشيفية جعل معظم محللي النظم والمبرمجين الى تبني أسلوب محورية أخصائي المعلومات والمستفيد من النظام بحيث تكون حاجاته وشخصيته أساسية في تصميم النظم بصورة اصبح مصمم النظام يقابل او يوازي احتياجات المستفيد مع متطلبات العمل وإمكانيات التقنية ثم يتم بعد ذلك بناء النظام وفقاً لعملية مقابلة الاحتياجات وتكييف التقنية وفقاً لذلك . ووفقـاً لذلك يكون المستفيد محـور هـام وأساسي في البرنامج الارشيفي وتنظيم الجهـود التى تبـدل في اى عمـل تعـد الخطوة الاساسية الاولى في إنجـاح ذلك العمل الـذي لا يمكن ان يتحقق قبل وجـود العديـد من القرارات الاساسية التى سبـق اتخاذهـا حـول الكيفية التى سيتم بها الاداء بمعنـى ان الاسـاس التنظيمي لاي برنامج هـو الضمان للنجاح والاستمرارية ، ومـن هـذا المنطلق نتفق جميعاً على ان استراتيجية العمـل عبـارة عن جملة من الافكـار المرتبة ذات المعنـى الدلالـه والتى يسهـل تطبيقها عملياً .
ونتيجة للمجهود التعاوني بالهيئة الوطنية للمعلومات والتوثيق وتضافر مهارات وإبداعات وكل من محللي النظم والمبرمجين وأخصائي المعلومات قد لعب ذلك دوراً بارزاً في تطوير أدوات بحثية من اجـل المساعدة والإفادة من النظام واسترجاع المعلومـات اللازمة بأسـرع وقـت واقـل جهد لإيجاد نظام جيد لأرشفة المعلومات ، فاعتماده على استخدام أدوات بحثية متطورة يعتبر ركنا أساسيا في جودة أداء الأرشيف الإلكتروني ، الذي من خلاله تم تحويل أكوام هائلة ورقية من مجلدات السجل القومي ) توجيهات وخطب قائد الثورة ( الى مادة إلكترونية قابلة لكافة أنواع المعالجات الفنية التقنية ومن ثم البحث والاسترجاع السريع ، بمعنى أخر تأسيس أرشيف إلكتروني متخصص .
وان هذا الأرشيف يعمل وفق بيئة تشغيل ويندوز 98 مُوصّفة كالتالي( دقة ألوان: 16 بت/ دقة شاشة: 800 × 600 ) ، من متطلبات التشغيل حاسوب شخصي موافق ا.ب.م ، ذاكرة لا تقل سعتها عن 32 ميغابايت ، مساحة قرص صلب لا تقل عن 200 ميغابايت ، وان اى نظام توثيق سواء كان تقليدي او آلي إلكتروني فالهدف النهائي هو تقديم خدمات معلوماتية لتلبية احتياجات المستفيدين من باحثين وصانعي القرار ، لهذا اشتمل نظام الأرشيف الإلكتروني على عدة مستويات للبحث وقد تّم رصد وفهرسة جميع الكلمات بالأرشيف ليسهل تحديد موقعها في النصوص آليا وذلك وفق استحداث آلية بحث تتضمّن : ـ
• البحث داخل كامل محتويات نظام الأرشيف .
• البحث داخل النص الواحد .
• البحث من خلال المصطلح .
كما يحتوى النظام على بعض محاولات الربط المنطقية بين المصطلحات و التي ما تزال تحت التعديل حيث تقدم خيارات أكثر حرية في تحديد مصطلحات وجمل البحث وصياغة استراتيجية الاستفسار عن طريق استخدام :ـ
1 / مطابقة الكلمات التي تعني تطابق المصطلح ، وأن لا تكون متضمنة جذوره او اشتقاق المصطلح .
2 / كل الكلمات في النص تعنى زيادة شرط البحث بحيث تكون جميع مصطلحات البحث موجودة في النصّ الواحد.
كما يضم نظام الأرشيف الإلكتروني جملة من الخدمات المعلوماتية على سبيل المثال:ـ
• قائمة المختارات وهي عبارة عن قائمة تحفظ فيها عناوين النصوص المختارة لإمكانية الرجوع إليها عند الحاجة .
• هناك أيضا عملية التجميع حسب الموضوع او نسخ مقتطفات من فقرات النص وإرساله للحافظة عند اختيار مقطع من النص يمكن إرساله آليا للحافظة ، التي عبارة عن معالج نصوص مبسط تسجل فيه المقتطفات التي يتم نسخها مرفقه بعنوان النصّ وتاريخه وهذه الخاصيّة مهمة عند البحث عن مقاطع من نصوص مختلفة واقتطافها وضمّها في ملف واحد ويمكن حفظها واسترجاعها لاحقا ،كما يمكن طباعتها أو إرساله لبرنامج معالج النصوص "وورد" .
• كما يحتوى النظام على فهرس او قائمة تردد التي هي أشبه بالمكنز ذات اللغة غير المقيدة حيث تحتوى على جميع المصطلحات الواردة في النصوص ، وتلك المصطلحات سبق رصدها وتحديد النصوص التي وردت بها . وبالتالي فإن عملية البحث عن كلمة داخل كافة النصوص ستكون سريعة ، وعند عرض الوثيقة يقوم البرنامج آليا بتظليل كلمة البحث باللون الأحمر أينما وردت في النص .
• بالإضافة الى ذلك ملحق بالنظام قوائم استناد وأخرى استبعاد حيث يستبعد لأحرف والأرقام والكلمات غير الدّالة او خارج سياق النص (مثل: في، على، من ...الخ ) ، كذلك بتر بعض أوائل الكلمات مثل: ال لل بال ...الخ (مثل الديمقراطية، بالديمقراطية، للديمقراطية تقلب الى ديمقراطيه ) ، أيضا يقوم بتوحيد واعتماد الكلمات او بعض المصطلحات ذات الصيغ المختلفة الى صيغة موحدة ( مثل: سوفيتي الى سوفييتي ) ، أيضا استبدال التاء المربوطة الى ها مربوطة (ديمقراطية الى ديمقراطيه )، استبدال الياء المقصورة الى الف مقصورة ( مثل ديمقراطي الى ديمقراطى ) ، استبعاد حروف التشكيل والمدّ والشدّ وهمزة الأف بصورها المختلفة.
ولذلك فانه في ظل الثورة المعلوماتية ولأننا على مشارف عصر المعرفة ، فانه لابد من إعادة هيكلية مؤسسات المعلومات والتوثيق وتحديث المناهج والأدوات البحثية وجعلها موحدة على مستوى الوطن العربي . من اجل بناء ركيزة أساسية للتوثيق واسترجاع المعلومات عن طريق الاستفادة من التجارب الغربية والأساليب البحثية الحديثة حيث يقترح Lancaster لحل مشكلة تعدد اللغات التوثيقية في الشبكة العربية للمعلومات إيجاد أداة تطابق والتى من الممكن وضعها من خلال الاستفادة من إمكانيات الحاسبات بالمقارنة والمضاهاة واستخدام قياس نسبة التشابه للمقارنة بين الواصفات في كل لغة من حيث جذور الكلمات المكونة لها من جهة ، ومن حيث العلاقات المعنوية التي تربطها بغيرها من الواصفات .
مع محاولة عمل صياغة استفسارات جديد باستراتيجية بحثية مرنة وشاملـة لمجموعة إجراءات وقرارات قادرة على تضييق البحث بالدرجة التي توفر نتيجة استرجاع أعلى قـدر ممكن مـن المعلومات المتوافقة والمطلوبة ، ومقللة الى أدنـى حد استرجـاع معلومات غير متوافقة اى الحفاظ على مستوى مناسب مـن الاسترجاع ، وذلك من اجل تقديـم خدمات معلومات مرضية للفئات العريضة مـن المستفيدين .
وخصوصا في وقتنا الحاضر حيث الاتجاه سائر نحو بناء نظم معلومات موحدة عبر قنوات أو شبكات معلومات ، فأمام هذا التشتت في مجال التوثيق ، فان الحل الأمثل والسليم ضرورة البدء الفوري بالعمل على توحيد الجهود المبذولة والظهور بنظام موحد كسبا للوقت والجهـد ومـن أجـل اللحاق بركب الحضارة المنظورة في عصر يسمى بحق عصر المعرفة ، العصر الذي ستكون فيه الدول القائدة مستقبلا هي تلك التي تملك المعرفة وذلك بتقديم افضل وأدق تنظيم إلكتروني لتوثيق المعلومات ، وإذا ما تأخرت الدول العربية في مسايرة الركب التكنولوجي المعلوماتى ، عندها ستفقد الأمل نهائيا في إحراز اى تقدم مستقبلي .
